Per un’azienda, scegliere l’outsourcing non significa semplicemente affidare un lavoro a un fornitore esterno. Significa trasferire la gestione di un’attività operativa a un partner che dispone già di personale, organizzazione ed esperienza per svolgerla.
La domanda da porsi quindi non è soltanto quanto costa il servizio, ma quanto costa oggi gestire internamente quella stessa attività.
L’outsourcing è particolarmente interessante per le attività operative che richiedono un’organizzazione costante ma che non rappresentano il cuore strategico dell’impresa.
Cosa cambia passando dalla gestione interna all’outsourcing
Quando un’attività viene gestita internamente, l’azienda deve occuparsi direttamente di diversi aspetti: ricerca e inserimento del personale, organizzazione dei turni, formazione, sostituzioni, coordinamento quotidiano e gestione delle variazioni nei carichi di lavoro.
Con l’outsourcing, una parte di queste attività viene invece affidata a un unico interlocutore, che organizza il servizio sulla base degli obiettivi concordati.
Quali attività conviene valutare
- la gestione completa di un ramo d’azienda;
- logistica interna e gestione delle attività di magazzino;
- confezionamento del prodotto, sia standard che personalizzato;
- attività di supporto alla produzione;
- pulizie industriali e civili;
- Portierato e guardiania.
Il processo: dall’analisi del reparto alla gestione del servizio
Prima di avviare un servizio in outsourcing è necessario analizzare l’attività da esternalizzare, avviando un “gruppo di studio”, ovvero una “due diligence”, al fine di valutare le esigenze e le peculiarità di ogni singola attività da prendere in appalto.
Sulla base di queste informazioni viene definito un protocollo operativo specifico, adatto alla realtà aziendale del cliente.
In seguito all’avvio dell’attività, è necessario mantenere un costante coordinamento tra il partner fornitore e il referente aziendale, monitorando i risultati e le eventuali variazioni delle esigenze operative.
Dove nasce il risparmio per l’azienda
Il vantaggio economico dell’outsourcing non deve essere valutato confrontando esclusivamente il costo orario del personale.
Nella gestione interna esistono infatti molti costi indiretti che spesso non vengono considerati: selezione, formazione, assenze, sostituzioni, supervisione e tempo impiegato dai responsabili aziendali nell’organizzazione delle attività.
Il beneficio nell’esternalizzare le attività può quindi derivare da:
- minori costi organizzativi interni
- riduzione del tempo dedicato alla gestione operativa
- migliore utilizzo delle risorse aziendali
- maggiore prevedibilità del costo del servizio
- minore necessità di strutturare internamente attività non strategiche
Il risparmio reale dipende naturalmente dal tipo di attività e dall’organizzazione dell’azienda: per questo è importante effettuare un’analisi preliminare.
Perché conta l’esperienza del partner
Chi gestisce già attività in outsourcing dispone di procedure, personale e figure di coordinamento pensate specificamente per questo tipo di servizio.
Questo permette all’azienda cliente di non dover costruire da zero un’organizzazione per attività che non rappresentano il proprio core business.
Il valore dell’outsourcing, quindi, non consiste solo nel “fare eseguire un lavoro all’esterno”, ma nel poter utilizzare una struttura già organizzata per gestirlo.
L’outsourcing è particolarmente interessante per le attività operative che richiedono un’organizzazione variabile in funzione del flusso di lavoro, ma che non rappresentano il cuore strategico dell’impresa.
Valutare l’outsourcing con Vierregroup
Vierregroup supporta le aziende nell’analisi e nella gestione in outsourcing di attività logistiche, produttive e di servizio.
Il primo passo è comprendere come viene gestita oggi l’attività e individuare eventuali margini di ottimizzazione in termini di organizzazione, risorse e costi.
Vierregroup opera a Verona, Mantova e nelle principali aree di Veneto, Lombardia e Friuli Venezia Giulia.
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